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2019年长沙高新技术企业认定详细攻略汇编(干货)

2019年长沙高新技术企业认定详细攻略汇编:

 
湖南新星知识产权专家团队核心观点:
 
一、 近年高新技术企业认定概况
二、 高新技术企业认定总体指导思想及策略
三、 高新技术企业认定评审核心要素
四、 高新技术企业四项指标完善
五、 现场考察准备
六、 高新技术企业材料的审核
七、 申报系统的提交及进度的跟进
八、 材料的装订及具体目录、插页的安排
九、 纸质申报材料签字盖章的确认
十、 高新技术企业三年跟踪与维护
 
 
一、近年高新技术企业认定概况
从2015年开始,湖南省各市对认定成功的高新技术企业进行一定的奖补,尤其是长沙市高新技术企业奖补更多,因此从2016年开始,湖南省申请高新技术企业的企业数量呈井喷式的增长。但是,长沙高新技术企业认定项目通过率从2016年的80%以上下降到2017年的40%左右,通过率为历年最低。于此同时,在高新技术企业认定的评审环节,一票否决项否决的企业也非常之多(集中在人员、高新技术产品、研发费用、研发项目中的否决项)。而高新技术企业的评审,采用全省企业网上集中评审,也就是申报企业要与全广东省企业进行高新认定材料的比拼,加之评审采取网络评审,那么申报系统中材料的优劣就显尤为重要。而依据目前的高新技术企业认定现状,在未来高新技术企业评审只会更加严苛,企业通过评审的难度也会不断加大。因此,申报高新技术企业认定的企业,尤其是再次认定的企业,在后期申报材料准备中千万不能掉以轻心,应该严肃对待。
 
 
 
二、高新技术企业认定总体指导思想及策略
高新技术企业的四项评分标准当中,知识产权和财务指标这两项指标,在项目申报之前的预估评分是相对固定的,企业可以采用一定的方法将这两项指标进行提升。在知识产权方面,企业可以购买授权未交费的专利。但目前专利发明人已不能变更,这样转让的专利也会面临一定风险。在财务指标方面,销售收入基本固定,只能在净资产方面进行规划,企业可在年底对公司进行注资,增大注册资本,通过该方式将净资产的财务指标进行提升。但这种方式对于规模比较大的企业来说,没有可操作性,也不太现实。
目前,企业申报高新技术企业的核心指导思想和策略应该是将科技成果转化和研发组织管理水平这两项指标作为申报材料的重点,这两项指标材料若是准备充分,能起到四两拨千斤的效果。本咨询师指导过多家企业,在财务指标为零分的情况之下,将其高新技术企业顺利通过。绝大部分的咨询师在准备高新技术企业申报材料的时,对以上两项指标的重要性认识不深刻,准备的申报材料根本没有竞争优势,因此会在以上两项指标中失去宝贵的分数。这两项指标内容力争满分,这是高新技术企业认定的重要策略,也是核心指导思想。企业和咨询师要有足够的重视,要花费相当多的时间和精力去完善这两项指标内容。
 
 
三、高新技术企业认定评审核心要素
(1)系统申报材料一定要美观、整洁
这里不仅仅是指系统内填报文字格式美观、整洁,而相关的附件材料也要美观、整洁,避免出现通过手机拍照方式上传的文件。在附件准备方面,本构咨询师会随身带上专业的扫描机到企业进行文件扫描,以保证附件材料的美观及统一性。从评审的角度来讲,附件材料的美观、整洁,在细节之处也能体现出企业整体水平,以上涉及申报材料的要素,绝不是危言耸听,在目前评审如此严苛之下,对系统申报材料一定要有不同于以往的认知层面。
注:申报材料PDF附件,每个页面的大小要保持一致,若不一致可以采用虚拟打印的方式,将其一致。同时,每一个页面要保证专家下载下来之后,都是正面,不用评审专家去旋转页面。
 
(2)研发人员与企业平均工资的匹配
评审专家在否决其研发费用的时候,通常采用的方式是将公司全员工资与研发人员的工资进行对碰比对。通常采用的方式是,将近一年年度审计报告中,现金流量表里,年支付职工薪酬总金额除以企业总人数,算出的平均工资,与研发人员的平均工资进行对比,若两者差异较大,极有可能被否决研发费用。通常这一评审标准比较隐蔽,很少有咨询师关注。因此,在前期确定研发人员和公司总人数的时候,研发人员与企业平均工资一定要匹配。不然,后期再做调整将非常困难。
 
(3)高新技术产品(服务)与知识产权的关联性,及其本身的先进性
《高新技术企业认定管理工作指引》(国科发火(2016)195号)规定“拥有在技术上发挥核心支持作用的知识产权的所有权,且收入之和在企业同期高新技术产品(服务)收入中超过50%的产品(服务)”,这条标准是最新的《高新技术企业认定管理工作指引》新增标准,很少有机构咨询师注意到这条规定,通俗来讲,就是要求高新技术产品(服务),最好全部产品(服务)收入对应知识产权(在申报系统中,高新技术产品一定与知识产权对应),若评审专家依据此规定进行严格评审,企业有可能面临一票否决的风险。再之,高新技术产品(服务)的先进性体现,最好的方式提供针对性的提供第三方检测报告,若有权威第三方检测报告能够佐证,产品(服务)的指标在行业内处于领先,这样的佐证材料最有说服力。如果真正要降低企业高新技术产品一票否决的风险,最好的方式是申请高新技术产品(服务)证书,以规避这样的一票否决风险。
 
(4)研发人员学历、职称的重要性
最新的《高新技术企业管理办法》规定,高新技术企业的研发人员要占到企业总人数的10%,没有强调学历,但是这条规定在2016年和2017年的评审中,并没有良好的执行,专家评审还是要求企业的研发人员学历是大专以上。因此,在申报材料中,研发人员的学历证书及职称证书一定要上传。
 
(5)研发项目合理性
这里的研发项目的合理性,指的是研发项目名称的合理性和单个研发项目研发费用结构的合理性。其中研发项目名称,不能出现“应用、产业化、升级、改造”等等字眼,有这样字眼的研发项目极易被一票否决。而研发费用的合理性,一方面企业要实事求是,某一项研发费用是多少就归集多少,另一方面要参考行业的情况,研发费用结构要与研发项目本身相匹配。例如软件行业中研发项目,其人工成本占比会非常高,而原材料可能占比就非常少,有可能还没有原材料投入。而产品设计类研发项目,其原材料不能占比非常少,这样的研发项目也不太合理。因此,在研发项目的名称命名和研发费用归集方面要做好具体的规划。
 
(6)附件材料的命名及系统上传顺序
附件材料的命名,也是比较重要的一项内容。附件的命名一定要与申报系统中的提示命名一致,这样有助于评审专家识别不同的附件。以下是标准命名的案例:
a) 《2016年年度审计报告》
b) 《2017年年度申报报告》
c) 《2014年-2016年研究开发费用专项审计报告》
d) 《2016年度高新技术产品(服务)收入专项审计报告》
e) 《2016年企业所得税纳税申报表(主表及附表)》
除了以上附件的标准命名之外,申报系统中上传附件顺序也要做特别的规划:研发项目立项书上传时,要将参与政府立项的项目放在首位,可以将立项合同放附件中,作为项目立项的文件。在知识产权部分,要将发明专利放在附件前面的位置。而在科技成果转化中,将资料丰富、相对先进的成果转化材料附件放在最前面。通过以上的附件安排,可以提高专家对申报材料的整体印象,达到提高评审分数的目的。
 
 
四、高新技术企业四项指标完善
因高新技术企业项目的核心指导思想是对科技成果转化和研发组织管理水平这两项指标进行重点完善,而其他的两项指标按照申报材料的最高标准准备即可。
 
(1)科技成果转化完善:
科技成果的转化,不能局限于已经销售产品,其中产品的加工工艺,关键部件的加工工艺,特殊设备的装配工艺,与产品相关的设计服务,设计服务方案、咨询服务方案,都可以做为科技成果转化。科技成果转化不能仅仅局限于具体的产品,尤其是同类型的产品,这样的成果转化容易被否决。在企业科技成果转化较少的时候,本咨询师将会与企业技术人员一起挖掘成果转化。根据企业的情况,可以将成果转化的数量提高到标准评分项以上,单项指标分数争取到28分。特别说明的是,成果转化可以与研发项目(RD)相关,也可以与研发项目(RD)不相关。同时,科技成果转化的资料,尽可能的丰富,将与某项成果转化相关的合同、发票、设计图纸、设计方案,说明书、操作手册、技术诀窍、检测报告、检验报告、查新报告等等资料全部备齐,如果企业的某些资料相对较少,本咨询师将会与企业技术人员一起来挖掘相关技术资料。与此同时,科技成果转化的命名要特别的重视,科技成果转化的名称可以与合同和发票的名称不一致,但是名称一定会体现该成果转化的核心技术特点,例如高效、节能、智能、环保等等类似特点。
 
注:如果企业的产品、样品及服务方案较少,那么企业的技术服务或者工艺将成为科技成果转化的重点来准备。
 
 
(2)研发组织管理水平完善
研发组织管理水平是可以进行针对性的完善,这部分的分数要争取拿到20分的满分,咨询师与对接人员要足够重视这项指标,因为在财务指标分数固定情况之下,且研发组织管理水平完全是企业内部提供的相关佐证材料,从这个角度讲,制度相对完善的企业,研发组织管理水平完全可以拿到满分。研发组织管理水平的资料是一套整体的研发体系资料,制度之间要体现整体性和一致性,各个制度之间不能割裂开来,研发组织管理水平的资料要注意以下几点;
①所有研发制度要有统一性的发文;
②研发机构要有完整的研发组织架构图;
③研发机构一定要有主要负责人,而负责人是通过公司红头文件确定的;
④研发设备等固定资产的管理要匹配完整的管理制度;
⑤无形资产,包括商标、专利、软件著作权要具备相关的无形资产管理制度;
⑥上传资料的内容中要有丰富的图片,图片是展示公司整体实力最重要的素材,也是提升企业整体申报材料质量的关键。
⑦研发管理水平的上传资料一定要整洁、美观。
 
研发组织管理水平整洁、美观
在组织管理水平中要提供佐证材料,常规的材料暂且不进行说明,将重点佐证材料进行规划:
①研发组织管理水平的部分,提供公司产学研合作协议,实习生实习基地协议或者培训基地协议,其中产学研合作协议需要有具体的研发项目,简单的合作框架协议不能算作是产学研合作协议。如果有与大学签约的现场照片,尽量提供;
②企业进行的内部创业创新证明材料,包括建立新的公司,新的工作室,鼓励企业员工进行新产品开发证明文件,包括在互联网进行销售、推广的证明材料,可以是网站截图、奖状或者奖杯等;
③企业普通员工的培训计划表、培训文件、培训签到表及培训图片;公司研发人员或者领导参加的培训(内部培训或者外部培训)、培训计划表、培训文件、培训证书、培训图片等;
④企业对研发人员的创新成果,进行的奖励,包括现金奖励(提供发放的凭证或者奖状),或者是名誉类型的奖励证明文件;
⑤企业参加展会的图片,提供参加国内外展会的全部图片。
⑥企业对研发人员进行的绩效考核证明文件,对研发人员的绩效进行评估文件及奖励惩罚文件等等。
 
注:在研发组织管理水平资料的准备中,所有制度都要配比相应的佐证材料,且所有的佐证材料格式力求正式,每份材料要有公司的logo,所有的内容进行彩色打印,彩色扫描,彩色上传。
 
(3)财务成长性指标方面:
要确保年度审计报告中的数据一致性,包括每份审计报的年初数据和年末数据的对应。且年度审计报告、研发专项审计报告及企业所得税纳税申报表的研发费用要保持一致性。同时,在高新技术产品的专项审计报告中要对企业的总收入进行审计说明,包括征税收入和不征税收入,都要明确说明。
 
 
(4)知识产权方面:
知识产权考察的重点除了专利类型和数量之外,还会重点考察的知识产权与公司主营业务的关联性及知识产权本身技术先进性。首先,强调的一点是,已经作为二类知识产权且申请过高新技术企业的实用新型专利和软件著作权,不能在高新技术企业的再认定中使用。目前高新申请系统会进行比对,有问题的企业将会被质询,有被撤销高新技术企业资质的风险。在知识产权的关联性方面,不能套用已有的模板,要写出企业知识产权核心技术与主营业务真实的关联性,这项工作不是机构机构咨询师单独完成的,而是咨询师与企业研发部门的负责人共同完成,这一项的工作内容将关乎知识产权指标的单项评分。而知识产权的先进性,一方面要能够自圆其说,另外一方面要有对比,可以与本企业先前的技术进行对比,也可以与竞争对手的技术进行对比,从而体现出先进性。
 
五、现场考察准备
从2016年开始,在高新技术企业认定申请程序中,省科技厅增加了一项现场核查的程序,该程序是地方科技局组织完成,即越秀区科技局的工作人员会对贵企业进行现场核查。核查的重点就是企业是否拥有实际的研发场地,企业在申报系统中上传的附件是否真实。因现场核查时间较短,时间半个小时左右。现场核查时,要提供研发项目立项书原件,知识产权证书原件,专利缴费收据原件,年度审计报告原件,专项审计报告原件,研发组织管理水平制度原件及制度执行佐证材料原件。咨询师一定要注意考察的时间,提前做好相关的准备,且从早上8点就开始入驻企业等待核查人员。如企业研发场地与实际办公场地不一致,将研发场地的视频拍好,方便科技局的工作人员进行视频核查。以上程序,企业对接人员也要引起足够的重视,若企业没有通过现场核查,地方科技有权不推荐企业进入下一道申报环节。
 
六、高新技术企业材料的审核
本机构完成高新技术企业申报材料的系统填报之后,会对材料进行严格审核:
①审核附件资料的完整性和美观性,附件材料中不能有不美观和附件错放情况,附件中页面不能颠倒。
②审核关键财务数据,包括研发人员的平均工资是否与公司平均工资匹配,高新技术产品的比例是否达到要求,数据是否与高新技术产品的专项审计报告的数据一致;研发费用是否达到一定的规定的比例,数据是否与研发费用专项审计报告一致。年度审计报告中营业收入、研发费用是否与企业所得税纳税申报表的数据一致,并审核三年的年度审计报告年初数和年末数,是否一致。企业总收入是否与高新技术产品专项审计报告的收据一致。
③研发组织管理水平制度资料是否齐全,与之相对应的佐证材料是否齐全。
④企业的个税截图(社保截图)人员是否与系统填报人员一致,在人力资源附件中是否上传学历证书、学位证书及职称证书。
经过以上的审核之后,还会将申报材料转交给财务专家和技术专家进行审核(专家是每年进行高新技术企业评审的专家)。经过两轮审核之后,根据审核意见,进行最终申报材料的完善修改,从而完成系统材料提交。
 
 
七、高新技术企业申报系统的提交及进度的跟进
高新技术企业的申报,提交之后还要时刻关注系统状态和科技局的通知,如果系统被退回,要尽快修改申报材料,并尽快安排提交。目前,高新技术企业认定的申报系统极其不稳定,即使在项目的评审阶段,还要对系统内容进行补充说明。
 
 
八、纸质材料的装订及具体目录、插页的安排
系统申报材料能够提交之后,咨询师将对系统生成稿和附件稿进行排版打印,为确保材料页码与目录一致性,利用页码自动生成软件,确保页码不会出现问题。而每个重要的部分都安排插页,将材料各大部分进行明显的区分。
 
 
九、纸质申报材料签字盖章的确认
(1)封面:法人代表签字、盖企业公章(企业名称盖一个,法人代表签字旁有个“企业公章”盖一个,封面共盖两个公章),申请日期填2019年X月XX日,外封面(绿色的硬皮封面)和内封面(白色软封面)同理;
(2)第2页:企业承诺书,企业法人签字、盖企业公章,时间签2019年X月XX日;
(3)第X页:企业注册登记表,盖公章;
(4)第XX/XX/XX页:研究开发费用结构明细表,企业填报人(张静媛)签字、日期填2019年X月X日,盖公章(做专审事务所的注册会计师已签字盖章);
(5)第XX页:企业营业执照副本,盖公章;
(6)第XX、XX、XX页:财务报表,盖公章;
(7)第XXX页:研究开发活动情况汇总表,盖公章;
(8)第XXX页:知识产权汇总表,盖公章;
(9)第XXX页:科技成果转化汇总表,盖公章;
(10)第XXX/XXX页:研究费用台账,盖公章;
(10)第XXX页:高新技术产品汇总表,盖公章;
(11)最后加盖一个骑缝章,要覆盖到全部页面,一个盖不完,可加盖多个。
注:若公章可以借出,建议送材料时带上公章,以防漏盖章
 
 
十、高新技术企业三年跟踪与维护
高新技术企业认定成功之后,要进行后期的维护,否则企业高新技术企业资质将会有被撤销的风险,减免税款将会被追缴,获得的补助将会被收回。在高新技术企业维护方面,咨询师将会协助企业按照高新技术企业的要求完成季报,年报的填写和申报,协助企业建立研发费用专账(以备税局核查),协助企业申报税收,且税收数据与年报季报的收据一致,督促企业做加计扣除,并协助企业进行知识产权的规划,协助企业进行高新技术产品的申请。并会对认定成功的企业跟进三年,以确保企业再次认定成功。


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